Najčastejšie chyby v účtovníctve malých firiem

Malé firmy často riešia účtovníctvo popri hlavnej činnosti, a práve preto v ňom vzniká najviac chýb. Väčšine z nich sa dá pritom predísť poriadkom v dokladoch a včasnou kontrolou.

Prečo chyby vznikajú

Chyby v účtovníctve malých firiem pramenia najčastejšie z nedostatku času, chýbajúcich dokladov a odkladania administratívy na poslednú chvíľu. Podceňovanie priebežnej evidencie sa potom prejaví pri závierke alebo pri kontrole.

Podnikateľ sa pochopiteľne venuje najmä svojmu biznisu, no účtovníctvo si vyžaduje pravidelnú pozornosť. Ak sa doklady nahromadia, riziko chyby rýchlo rastie.

Chýbajúce a nekompletné doklady

Najbežnejším problémom sú stratené alebo neúplné doklady bez povinných náležitostí. Bez správneho dokladu môže byť náklad neuznaný, čo zvyšuje daňový základ aj riziko sankcie.

• doklady bez povinných údajov
• chýbajúce potvrdenia k platbám
• súkromné výdavky zmiešané s firemnými

Chyby pri DPH a termínoch

Nesprávne uplatnenie odpočtu DPH alebo zmeškané lehoty patria k najnákladnejším chybám. Aj jeden prehliadnutý termín môže priniesť pokutu, ktorej sa dalo ľahko vyhnúť jednoduchou pripomienkou v kalendári.

Miešanie súkromného a firemného

Časté je aj prepletanie súkromných a firemných financií na jednom účte. Sťažuje to prehľad a pri kontrole sa ťažko dokazuje, ktoré výdavky skutočne súviseli s podnikaním.

Riešením je oddelený firemný účet a jasné pravidlá pri čerpaní peňazí pre osobnú potrebu.

Ako sa chýb vyvarovať

Základom je poriadok, pravidelnosť a využitie vhodných nástrojov. Priebežné spracovanie dokladov a spolupráca s účtovníkom výrazne znižujú riziko drahých chýb.

• zapisujte doklady priebežne, nie naraz na konci
• oddeľte firemné a súkromné financie
• sledujte lehoty a nastavte si pripomienky
• pravidelne konzultujte s účtovníkom

Malá firma, ktorá si drží účtovníctvo v poriadku počas celého roka, sa vyhne stresu pred závierkou aj zbytočným sankciám.

Chyby pri evidencii majetku a odpisoch

Časté sú aj chyby pri majetku, napríklad nesprávne zaradenie do odpisovej skupiny alebo zabudnuté odpisy. Tieto pochybenia sa prejavia až po rokoch a ich oprava býva zložitá.

Rovnako sa stáva, že firma zabudne evidovať drobný majetok alebo nesprávne posúdi technické zhodnotenie ako bežnú opravu. Poriadok v evidencii majetku je preto rovnako dôležitý ako v ostatných dokladoch.

Kedy zvážiť externého účtovníka

Ak podnikateľ zisťuje, že mu účtovníctvo zaberá príliš veľa času alebo si nie je istý správnosťou, je namieste zvážiť spoluprácu s účtovníkom. Externá pomoc často vyjde lacnejšie ako pokuty za chyby.

• úspora času na hlavnú činnosť
• nižšie riziko sankcií a chýb
• odborný pohľad na optimalizáciu

Prevencia je lacnejšia než oprava

Väčšina chýb v účtovníctve malých firiem vzniká z rutiny a zhonu, nie zo zlého úmyslu. Práve preto sa im dá predchádzať jednoduchými návykmi a poriadkom, ktorý sa udržiava priebežne.

Oprava chyby, dohľadávanie dokladov či dodatočné daňové priznanie stoja spravidla viac času aj peňazí než dôsledná priebežná evidencia. Investícia do poriadku sa preto firme takmer vždy vráti. Aj jednoduchý systém na ukladanie dokladov a pripomienky na lehoty dokáže výrazne znížiť počet chýb v účtovníctve malých firiem.

Súvisiace články: Elektronická fakturácia: čo prináša pre firmy na Slovensku, Prechod na hospodársky rok: kedy a ako zmeniť účtovné obdobie, Ako čítať súvahu a výkaz ziskov a strát.

Časté otázky

Aká chyba v účtovníctve malých firiem býva najdrahšia?

Medzi najnákladnejšie patria zmeškané lehoty a nesprávne uplatnenie DPH, pretože priamo vedú k pokutám a doplatkom. Draho vychádza aj strata dokladov, keď sa náklad pri kontrole neuzná a zvýši sa daňový základ.

Ako predísť miešaniu súkromných a firemných peňazí?

Najjednoduchšie je viesť samostatný firemný účet a platobnú kartu len na podnikateľské výdavky. Ak potrebujete peniaze pre osobnú potrebu, riešte to preukázateľným prevodom, aby bola evidencia jasná pri prípadnej kontrole.