Elektronická fakturácia: čo prináša pre firmy na Slovensku

Elektronická fakturácia postupne nahrádza papierové faktúry a mení spôsob, akým firmy vystavujú a spracúvajú doklady. Prináša úsporu času, no vyžaduje si aj správne nastavenie procesov a softvéru.

Čo je elektronická fakturácia

Elektronická fakturácia znamená vystavovanie, zasielanie a spracovanie faktúr v elektronickej podobe. Nejde len o faktúru poslanú e-mailom ako PDF, ale najmä o štruktúrované dáta, ktoré vedia systémy spracovať automaticky.

Práve automatizácia je rozdielom oproti bežnému skenu alebo obrázku faktúry. Systém vie z takejto faktúry priamo prevziať údaje bez ručného prepisovania.

Hlavné výhody

• rýchlejšie doručenie a spracovanie faktúr
• menej ručného prepisovania a chýb
• úspora nákladov na papier a poštovné
• ľahšia archivácia a vyhľadávanie dokladov

Automatické spárovanie faktúr s objednávkami a platbami skracuje čas potrebný na administratívu a zlepšuje prehľad o záväzkoch aj pohľadávkach.

Právne a technické podmienky

Elektronická faktúra je rovnocenná papierovej, ak je zaručená vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť po celý čas archivácie. Firma by mala mať nastavený spôsob, ako tieto podmienky preukázateľne zabezpečí.

Na čo sa pripraviť

Prechod na elektronickú fakturáciu si vyžaduje vhodný softvér a zosúladenie procesov s dodávateľmi aj odberateľmi. Nie každý partner musí byť hneď pripravený, preto sa oplatí formát dopredu dohodnúť.

Postupne sa presadzujú aj legislatívne požiadavky na štruktúrované formáty faktúr, preto sa oplatí sledovať vývoj a byť pripravený vopred.

• výber kompatibilného fakturačného systému
• dohoda o formáte s obchodnými partnermi
• zabezpečenie archivácie elektronických dokladov

Odporúčania pre firmy

Aktuálne požiadavky a termíny povinností si overte pre dané obdobie, pretože sa táto oblasť rýchlo vyvíja. Skorá príprava vám umožní zvládnuť prechod plynulo.

Výhody automatizácie navyše viete využiť ešte pred tým, než sa elektronická fakturácia stane pre vás povinnosťou.

Vplyv na prácu účtovníka

Elektronická fakturácia zásadne mení aj spoluprácu s účtovníkom. Namiesto zdĺhavého prepisovania dokladov sa údaje z faktúr načítajú automaticky, čím sa uvoľní čas na kontrolu a poradenstvo.

Účtovník sa tak môže viac sústrediť na správnosť a na užitočné výstupy pre podnikateľa, nie na rutinné zadávanie údajov. Pre firmu to znamená rýchlejšie a presnejšie spracovanie.

Bezpečnosť a dôvera dokladov

Pri elektronických faktúrach je dôležité zabezpečiť, aby ich nikto nemohol neoprávnene zmeniť. Používajú sa na to technické prostriedky, ktoré potvrdzujú pôvod a neporušenosť dokladu.

• overiteľný pôvod faktúry
• ochrana proti neoprávneným zmenám
• spoľahlivá archivácia počas celej lehoty

Firma, ktorá má tieto procesy nastavené, získava nielen efektivitu, ale aj vyššiu istotu pri prípadnej kontrole.

Ako sa pripraviť už dnes

Aj keď elektronická fakturácia zatiaľ nie je pre vás povinná, oplatí sa začať sa pripravovať. Zmapujte si, aký fakturačný nástroj používate a či podporuje moderné formáty a prepojenie s účtovníctvom.

Postupný prechod je jednoduchší než náhla zmena pod tlakom termínu. Firma, ktorá si procesy odladí v predstihu, získa výhodu a vyhne sa zbytočnému stresu, keď sa elektronická fakturácia stane štandardom. Prípravu je vhodné koordinovať aj s účtovníkom, ktorý vám poradí, aké riešenie sa najlepšie hodí k vašej agende.

Súvisiace články: Ako čítať súvahu a výkaz ziskov a strát, Najčastejšie chyby v účtovníctve malých firiem, Účtovanie leasingu: operatívny vs. finančný.

Časté otázky

Je faktúra poslaná e-mailom už elektronická fakturácia?

Faktúra vo formáte PDF poslaná e-mailom je elektronický doklad, no plnohodnotná elektronická fakturácia pracuje najmä so štruktúrovanými dátami, ktoré systémy spracujú automaticky. Práve to prináša najväčšiu úsporu času a menej chýb.

Ako dlho treba archivovať elektronické faktúry?

Elektronické faktúry sa archivujú počas zákonom stanovenej lehoty rovnako ako papierové, pričom treba zaručiť ich čitateľnosť a neporušenosť po celý čas. Konkrétnu dĺžku archivácie si overte pre daný typ dokladu.