Prihlásenie a odhlásenie zamestnanca v Sociálnej poisťovni

Prihlásenie a odhlásenie zamestnanca v Sociálnej poisťovni je jednou zo základných povinností každého zamestnávateľa a jeho nedodržanie patrí medzi najčastejšie pokutované chyby. Správne a včasné podanie prihlášky pritom priamo súvisí s odvody a s ochranou práv zamestnanca. Od dátumu prihlásenia sa totiž odvíja, odkedy je zamestnanec poistený, a teda odkedy má nárok na dávky, ako aj to, za ktoré obdobie platí zamestnávateľ poistné.

Prihlásenie pred vznikom poistenia

Kľúčové pravidlo znie: zamestnávateľ musí zamestnanca prihlásiť do Sociálnej poisťovne najneskôr pred začatím výkonu práce, teda ešte pred tým, než zamestnanec reálne nastúpi. Neplatí to „do niekoľkých dní po nástupe“ – prihláška musí byť podaná vopred, inak hrozí sankcia.

• prihláška pred začatím výkonu práce
• podáva sa elektronicky cez systém Sociálnej poisťovne
• uvádza sa druh pracovného vzťahu a dátum vzniku poistenia

Prihlásenie zamestnávateľa

Skôr než prihlásite prvého zamestnanca, musíte byť ako zamestnávateľ zaregistrovaný v registri zamestnávateľov. Túto registráciu treba vykonať v zákonnej lehote od vzniku prvého pracovnoprávneho vzťahu, inak nie je možné zamestnanca prihlásiť a celý proces sa zdrží.

Odhlásenie po skončení

Pri skončení pracovného pomeru je zamestnávateľ povinný zamestnanca odhlásiť. Odhláška sa podáva v zákonnej lehote po zániku poistenia. Odhlásenie je dôležité, aby za zamestnanca po jeho odchode neplynuli povinnosti a aby mal správne evidované obdobia poistenia napríklad pre budúci dôchodok či dávku v nezamestnanosti. Ak sa odhláška podá neskoro, môže sa stať, že bývalému zamestnancovi budú v evidencii chýbať alebo naopak prebývať dni poistenia, čo neskôr komplikuje jeho konania na úradoch.

Zmeny počas trvania

Okrem prihlásenia a odhlásenia treba nahlasovať aj prerušenia poistenia – napríklad rodičovskú dovolenku, neplatené voľno alebo dlhodobú práceneschopnosť. Tieto prerušenia ovplyvňujú výšku vymeriavacieho základu a odvodov v danom mesiaci a Sociálna poisťovňa ich očakáva včas.

• prerušenie pri rodičovskej dovolenke alebo neplatenom voľne
• oznámenie dlhodobej práceneschopnosti
• zmeny osobných údajov zamestnanca

Mesačné výkazy a odvody

Po prihlásení nasleduje pravidelné podávanie mesačných výkazov poistného a platba odvodov do 8. dňa nasledujúceho mesiaca. Výkaz musí sedieť s reálne vyplatenými mzdami, inak vznikajú nedoplatky alebo preplatky, ktoré treba prácne dohľadávať.

Dohody o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru

Osobitnú pozornosť si vyžadujú dohodári. Aj dohodu o vykonaní práce, o pracovnej činnosti či o brigádnickej práci študentov treba prihlásiť do Sociálnej poisťovne, no rozsah poistenia sa líši podľa toho, či ide o pravidelný alebo nepravidelný príjem a či si dohodár uplatňuje odvodovú odpočítateľnú položku. Nesprávne zaradenie dohody je pri kontrolách častým nálezom. Preto pri každej dohode vopred zistite, aké druhy poistenia sa na ňu vzťahujú, a prihláste zamestnanca v správnom type registrácie.

Sankcie za chyby

Neskoré prihlásenie zamestnanca patrí medzi porušenia, ktoré Sociálna poisťovňa pokutuje, a pri kontrole býva medzi prvými preverovanými bodmi. Preto sa oplatí mať proces nastavený spoľahlivo a termíny strážené. V Bilvao v rámci spracovania miezd podávame prihlášky, odhlášky aj mesačné výkazy za klientov a strážime zákonné lehoty. Konkrétne lehoty a sumy si overte pre dané obdobie.

Súvisiace články: Elektronický prístup do Sociálnej poisťovne: zriadenie, Odvody pri súbehu živnosti a zamestnania, Odvodová úľava pre začínajúcich podnikateľov.

Časté otázky

Dokedy musím zamestnanca prihlásiť do Sociálnej poisťovne?

Zamestnanca treba prihlásiť najneskôr pred začatím výkonu práce, teda ešte pred jeho reálnym nástupom. Prihláška sa podáva elektronicky. Neskoré prihlásenie patrí medzi najčastejšie pokutované porušenia.

Čo sa stane, ak zabudnem zamestnanca odhlásiť?

Ak zamestnanca po skončení pracovného pomeru neodhlásite, evidencia poistenia bude nesprávna a môžu pokračovať výkazové povinnosti. Odhlášku treba podať v zákonnej lehote po zániku poistenia, aby mal zamestnanec správne evidované obdobia.