GDPR pri spracúvaní údajov zamestnancov

Téma GDPR pri spracúvaní údajov zamestnancov sa týka každej firmy, ktorá niekoho zamestnáva. Zamestnávateľ pracuje s množstvom osobných údajov, od mzdových podkladov až po zdravotné informácie. S tým prichádza zodpovednosť za ich ochranu počas celého trvania pracovného vzťahu aj po jeho skončení. Zamestnanci navyše čoraz viac dbajú na to, ako firma s ich údajmi nakladá, takže ide aj o otázku dôvery. V tomto článku si vysvetlíme základné povinnosti a najčastejšie chyby.

Aké údaje zamestnancov firma spracúva

V rámci personálnej a mzdovej agendy firma spracúva širokú škálu údajov. Časť z nich patrí medzi osobitné kategórie, ktoré požívajú zvýšenú ochranu.

• identifikačné a kontaktné údaje
• mzdové a bankové údaje
• údaje o zdravotnom stave a práceneschopnosti
• údaje o rodinných príslušníkoch pri daňovom bonuse

Právny základ spracúvania

Pri GDPR pri spracúvaní údajov zamestnancov je kľúčové mať pre každé spracúvanie správny právny základ. Väčšinu údajov firma spracúva na základe plnenia pracovnej zmluvy a zákonných povinností, nie na základe súhlasu. Súhlas sa využíva len tam, kde má zamestnanec skutočnú slobodnú voľbu, napríklad pri zverejnení fotografie.

Informačná povinnosť a práva zamestnancov

Zamestnávateľ musí zamestnancov informovať o tom, aké údaje a na aký účel spracúva. Zamestnanci majú právo na prístup k svojim údajom, na opravu a za istých podmienok aj na výmaz. Tieto práva treba vedieť v praxi zabezpečiť a reagovať na žiadosti v primeranej lehote.

Bezpečnosť a uchovávanie údajov

Osobné údaje treba chrániť pred neoprávneným prístupom, stratou či zneužitím pomocou primeraných technických a organizačných opatrení. Rovnako dôležité je nedržať údaje dlhšie, ako je potrebné. Pre mzdové a personálne doklady platia osobitné archivačné lehoty.

• obmedzte prístup k údajom len na oprávnené osoby
• zabezpečte dokumenty fyzicky aj elektronicky
• dodržiavajte archivačné a skartačné lehoty

Najčastejšie chyby firiem

Medzi typické pochybenia patrí zbieranie nadbytočných údajov, chýbajúce informovanie zamestnancov alebo spoliehanie sa na súhlas tam, kde nie je vhodný. Chybou je aj nechránené uchovávanie miezd či zdravotných dokumentov. Keďže výklad pravidiel sa vyvíja, aktuálne podmienky si overte.

Odovzdávanie údajov tretím stranám

Firma pri spracúvaní miezd a personálnej agendy bežne odovzdáva údaje zamestnancov ďalším subjektom. Ide napríklad o poisťovne, daňový úrad, banku pri výplate mzdy alebo externú účtovnícku spoločnosť. Pri každom takom odovzdaní musí existovať právny dôvod a v prípade externého spracovateľa aj zmluva o spracúvaní osobných údajov. Zamestnanci by mali byť o okruhu príjemcov informovaní. Osobitnú opatrnosť si vyžaduje prenos údajov do zahraničia alebo do cloudových služieb. GDPR pri spracúvaní údajov zamestnancov teda nekončí za bránami firmy, ale sprevádza údaj počas celého jeho životného cyklu.

Ako mať GDPR pod kontrolou

Ochrana údajov zamestnancov nie je jednorazová úloha, ale súčasť každodennej praxe. Odporúčame mať jasné pravidlá, kto k akým údajom pristupuje, a bezpečne nastavené mzdové procesy. Naši špecialisti pri spracovaní miezd dbajú na dôvernosť údajov a pomôžu vám znížiť riziko úniku citlivých informácií a nastaviť procesy tak, aby ochrana údajov fungovala v praxi, nielen na papieri.

Súvisiace články: Príspevok na zaškolenie nových zamestnancov od štátu, BOZP: základné povinnosti zamestnávateľa, Konkurenčná doložka v pracovnej zmluve.

Časté otázky

Potrebujem od zamestnanca súhlas na spracovanie jeho údajov?

Väčšinu údajov firma spracúva na základe pracovnej zmluvy a zákonných povinností, takže osobitný súhlas nie je potrebný. Súhlas sa využíva len tam, kde má zamestnanec skutočne slobodnú voľbu, napríklad pri zverejnení fotografie. Aktuálny výklad si overte.

Ako dlho možno uchovávať mzdové dokumenty zamestnancov?

Pre mzdové a personálne doklady platia osobitné archivačné lehoty, ktoré bývajú pomerne dlhé. Údaje netreba držať dlhšie, ako je potrebné a než ukladá zákon. Konkrétne lehoty si overte, pretože sa môžu líšiť podľa typu dokumentu.