Cloud v účtovníctve: výhody, riziká a na čo si dať pozor

Cloudové riešenia menia spôsob, akým firmy pracujú s účtovníctvom. Prinášajú dostupnosť odkiaľkoľvek a automatizáciu, no zároveň so sebou nesú otázky bezpečnosti a závislosti od dodávateľa, ktoré treba zvážiť.

Ako funguje cloud v účtovníctve

Cloud v účtovníctve znamená, že softvér aj dáta sú uložené na serveroch poskytovateľa a pristupujete k nim cez internet. Nemusíte inštalovať program do počítača ani sa starať o aktualizácie, tie prebiehajú automaticky.

Vďaka tomu môžete pracovať z kancelárie, z domu aj na cestách, stačí vám prehliadač a pripojenie. Práve táto flexibilita je jedným z hlavných dôvodov rastúcej obľuby cloudu.

Hlavné výhody

• prístup k dátam z ktoréhokoľvek miesta a zariadenia
• automatické aktualizácie a zálohovanie
• jednoduché zdieľanie dokladov s účtovníkom
• prepojenie s bankou a fakturáciou

Vďaka online prístupu môže podnikateľ aj účtovník pracovať s rovnakými údajmi súčasne, čo urýchľuje komunikáciu a znižuje počet prepisov a chýb.

Riziká a obmedzenia

Cloud je závislý od pripojenia na internet a od spoľahlivosti poskytovateľa. Pri výpadku pripojenia sa k dátam nemusíte dostať vtedy, keď to najviac potrebujete.

Treba tiež zvážiť, kde sú dáta fyzicky uložené, ako sú chránené a čo sa stane pri ukončení služby zo strany dodávateľa.

• závislosť od internetového pripojenia
• bezpečnosť a ochrana osobných údajov
• prenositeľnosť dát pri zmene dodávateľa

Na čo si dať pozor pri výbere

Pred nasadením si preverte zmluvné podmienky, možnosti exportu dát a spôsob zabezpečenia. Dôležité je, aby ste svoje údaje vedeli kedykoľvek získať v použiteľnej podobe a neboli natrvalo uzamknutí u jedného poskytovateľa.

Rovnako sa oplatí zistiť, ako poskytovateľ rieši zálohy a obnovu dát v prípade havárie. Kvalitná služba by mala mať tieto procesy jasne popísané.

Bezpečné používanie

K ochrane prispieva viacúrovňové prihlasovanie, silné heslá a riadenie prístupov podľa rolí. Citlivosť účtovných dát si vyžaduje, aby ste zabezpečeniu venovali rovnakú pozornosť ako samotnému účtovaniu.

Cloud verzus lokálny softvér

Alternatívou ku cloudu je klasický softvér nainštalovaný priamo v počítači. Ten funguje aj bez internetu a dáta máte fyzicky u seba, no staráte sa o aktualizácie a zálohy sami.

Voľba závisí od vašich potrieb. Ak pracujete z viacerých miest a chcete zdieľať dáta s účtovníkom v reálnom čase, cloud je pohodlnejší. Ak preferujete plnú kontrolu nad dátami vo vlastnom prostredí, môže vyhovovať lokálne riešenie.

• cloud – dostupnosť odkiaľkoľvek a automatické zálohy
• lokálny softvér – dáta fyzicky u vás, práca offline
• rozhodnutie podľa spôsobu práce a nárokov na bezpečnosť

Ochrana osobných údajov

Účtovné dáta obsahujú aj osobné údaje, napríklad údaje zamestnancov a obchodných partnerov. Pri využívaní cloudu preto myslite na povinnosti súvisiace s ich ochranou.

Overte si, kde poskytovateľ dáta spracúva a či má nastavené primerané zmluvné a technické záruky. Zodpovednosť za ochranu údajov nesie firma aj vtedy, keď dáta fyzicky spravuje niekto iný.

Ako začať s cloudom

Ak zvažujete prechod na cloud v účtovníctve, postupujte postupne. Vyberte si overeného poskytovateľa, prekonzultujte riešenie s účtovníkom a najskôr si vyskúšajte, či vám vyhovuje ovládanie aj rozsah funkcií.

Dôležité je aj zaškolenie ľudí, ktorí so systémom budú pracovať. Aj najlepší nástroj prinesie úžitok len vtedy, keď ho tím vie správne používať a dodržiava pravidlá bezpečnosti.

Súvisiace články: Opravné položky a rezervy: kedy ich tvoriť, Drobný a dlhodobý majetok: ako správne zaúčtovať, Časové rozlíšenie nákladov a výnosov jednoducho vysvetlené.

Časté otázky

Sú dáta v cloude v bezpečí?

Renomovaní poskytovatelia využívajú šifrovanie, pravidelné zálohy a certifikované dátové centrá. Bezpečnosť však závisí aj od vás, teda od silných hesiel, viacfaktorového prihlásenia a správneho nastavenia prístupov.

Čo sa stane s mojimi dátami, ak zruším cloudovú službu?

Preto je dôležité si vopred preveriť možnosti exportu. Kvalitná služba vám umožní stiahnuť účtovné dáta v použiteľnom formáte. Podmienky ukončenia a lehotu na stiahnutie si overte v zmluve ešte pred nasadením.