Nástup nového zamestnanca: povinnosti zamestnávateľa

Prijatie nového kolegu je viac než len podpis zmluvy. Nástup nového zamestnanca sprevádza rad povinností voči úradom, poisťovniam aj samotnému pracovníkovi, ktoré treba splniť v presných lehotách. Dobre zvládnutý onboarding chráni firmu pred sankciami a novému zamestnancovi dáva istotu, že je všetko v poriadku a že jeho poistenie aj mzda sú nastavené správne od prvého dňa.

Pred nástupom a podpis zmluvy

Ešte pred začiatkom práce musí zamestnávateľ uzavrieť písomnú pracovnú zmluvu so všetkými zákonnými náležitosťami a oboznámiť zamestnanca s podmienkami práce. Súčasťou je aj vstupné oboznámenie s predpismi bezpečnosti a prípadná vstupná lekárska prehliadka, ak ju charakter pozície alebo právne predpisy vyžadujú.

• písomná pracovná zmluva pred nástupom,
• oboznámenie s pracovnými podmienkami,
• vstupné školenie BOZP,
• prípadná lekárska prehliadka.

Prihlásenie do poisťovní

Kľúčovou povinnosťou je včasné prihlásenie zamestnanca do Sociálnej poisťovne a do príslušnej zdravotnej poisťovne. Prihlásenie do Sociálnej poisťovne musí prebehnúť ešte pred začatím výkonu práce, teda skôr, než zamestnanec reálne nastúpi. Lehoty sú prísne a ich nedodržanie je sankcionované, preto konkrétne termíny si vždy overte a dôsledne dodržte pri každom nástupe.

Daňové a mzdové úkony

Pri nástupe zamestnanec spravidla podpisuje vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti základu dane a daňového bonusu, ak si ich uplatňuje. Zamestnávateľ založí mzdový list, zaeviduje potrebné osobné a mzdové údaje a nastaví mzdu podľa zmluvy. Správne zadané údaje hneď od začiatku zabránia neskorším opravám a nezrovnalostiam vo výplatách.

Evidencia a interné dokumenty

Zamestnávateľ vedie osobný spis, eviduje dochádzku a spracúva osobné údaje v súlade s pravidlami ochrany osobných údajov. Odporúča sa mať prehľadný a zdokumentovaný onboardingový postup, ktorý zabezpečí, že sa na žiadny krok nezabudne.

1. uzavrite zmluvu a založte osobný spis,
2. prihláste zamestnanca do poisťovní v lehote,
3. zabezpečte školenie a lekársku prehliadku,
4. nastavte mzdu a daňové úkony.

Prečo je dôležitá bezchybnosť

Zmeškaná lehota na prihlásenie či chýbajúci dokument môžu firmu vystaviť pokutám a zbytočným komplikáciám. Odborné spracovanie miezd a personalistiky zabezpečí, že nástup nového zamestnanca prebehne hladko, v termíne a v úplnom súlade so zákonom.

Skúšobná doba a prvé týždne

Súčasťou nástupu býva dojednanie skúšobnej doby, ktorá dáva obom stranám priestor overiť si vzájomné očakávania. Musí byť dohodnutá písomne najneskôr pri vzniku pracovného pomeru a jej maximálnu dĺžku ohraničuje zákon. Počas prvých týždňov je dôležité zamestnanca poriadne zaškoliť, oboznámiť ho s internými predpismi a zaradiť do tímu, čím sa znižuje riziko skorého odchodu. Z pohľadu mzdovej agendy treba dbať na to, aby prvá výplata prebehla správne a načas, vrátane prípadných pomerných častí za neúplný mesiac. Dobre zvládnutý úvod tak pomáha nielen splniť zákonné povinnosti, ale aj vytvoriť pozitívny prvý dojem, ktorý ovplyvní ďalšie zotrvanie zamestnanca vo firme. Prehľadný zoznam úloh a zodpovedností pre prvé dni pomáha, aby sa na žiadnu administratívnu ani organizačnú povinnosť nezabudlo a nový kolega sa cítil od začiatku vítaný.

Chcete mať onboarding a mzdovú agendu pod kontrolou? Tím Bilvao vám nastaví celý proces nástupu zamestnancov.

Súvisiace články: Sociálny fond: tvorba a čerpanie, Home office a jeho úprava v pracovnej zmluve, Benefity pre zamestnancov a ich daňové posúdenie.

Časté otázky

Kedy treba prihlásiť zamestnanca do Sociálnej poisťovne?

Prihlásenie musí prebehnúť ešte pred začatím výkonu práce. Lehoty sú prísne a ich nedodržanie je sankcionované, preto konkrétny termín si vždy overte a dodržte pri každom nástupe.

Aké dokumenty podpisuje zamestnanec pri nástupe?

Najmä pracovnú zmluvu a spravidla vyhlásenie na uplatnenie nezdaniteľnej časti a daňového bonusu. Doplniť môže osobný dotazník a oboznámenie s predpismi. Rozsah závisí od konkrétnej pozície a situácie zamestnanca.