Ako prebrať účtovníctvo od predchádzajúceho účtovníka bez chýb

Zmena účtovníka je bežná situácia, no ak sa neurobí poriadne, môže priniesť chyby a zbytočné komplikácie. Dobre pripravené prebratie účtovníctva vás ochráni pred neskorším dohľadávaním dokladov aj pred nezrovnalosťami voči úradom.

Prečo je odovzdanie dôležité

Účtovníctvo je previazaný celok, kde na seba jednotlivé obdobia priamo nadväzujú. Konečné stavy jedného roka sú počiatočnými stavmi ďalšieho, takže chyba na začiatku sa ťahá celou agendou.

Ak nový účtovník preberie neúplné podklady, môžu vzniknúť rozdiely v stavoch účtov, pohľadávkach či záväzkoch, ktoré sa odhaľujú veľmi ťažko. Dôsledné odovzdanie preto ušetrí čas aj peniaze na oboch stranách.

Aké podklady si vyžiadať

Základom je kompletná dokumentácia za aktuálne aj uzavreté obdobia. Bez nej sa nedá overiť správnosť počiatočných stavov ani nadviazať na predchádzajúcu prácu.

• hlavná kniha a účtovný denník
• posledná účtovná závierka a daňové priznania
• evidencia DPH a kontrolné výkazy
• karty majetku a odpisové plány
• kniha pohľadávok a záväzkov
• mzdová agenda a personálne podklady

Kontrola nadväznosti stavov

Kľúčovým krokom je overiť, či konečné stavy z predchádzajúceho obdobia sedia s počiatočnými stavmi nového obdobia. Skontrolujte zostatky na bankových účtoch, v pokladni, neuhradené faktúry aj stav majetku.

Ak sa niektoré čísla nezhodujú, riešte to hneď na začiatku, kým je pôvodný účtovník ešte k dispozícii. Neskôr býva dohľadávanie príčin oveľa náročnejšie a nákladnejšie.

Odovzdanie v elektronickej podobe

Ak sa účtovníctvo vedie v softvéri, dohodnite si export dát alebo prístup k databáze. Pri prechode na iný program si overte, že sa dajú preniesť otvorené položky a história dokladov.

Ak úplný prenos nie je možný, dohodnite aspoň spôsob archivácie starých údajov, aby ste ich mali k dispozícii pri prípadnej kontrole aj po rokoch.

Ošetrenie zodpovednosti

Vhodné je spísať odovzdávací protokol so zoznamom prevzatých dokladov a dátumom prevzatia. Jasne si vymedzte, dokedy zodpovedal pôvodný účtovník a odkedy preberá agendu nový.

• protokol o odovzdaní a prevzatí dokladov
• rozdelenie zodpovednosti podľa období
• prístupy k portálom finančnej správy a poisťovní

Takto ošetrené odovzdanie predchádza sporom pri prípadnej kontrole a obom stranám dáva istotu, kde presne končí a začína ich zodpovednosť.

Overenie správnosti prevzatého účtovníctva

Prevzatie podkladov je len prvý krok. Nový účtovník by mal následne prejsť kľúčové oblasti a overiť, či predchádzajúce účtovníctvo neobsahuje chyby, ktoré by mohli mať dosah na dane alebo na výkazy.

Odporúča sa skontrolovať najmä evidenciu DPH, správnosť odpisov majetku a stav pohľadávok a záväzkov. Odhalené nezrovnalosti je lepšie riešiť hneď, kým sa dá dohľadať ich pôvod.

• kontrola uplatnenej DPH a kontrolných výkazov
• overenie odpisových plánov a kariet majetku
• porovnanie zostatkov s bankovými výpismi

Komunikácia a odovzdanie prístupov

Nezabudnite na praktickú stránku prechodu, teda na odovzdanie prístupov k portálom finančnej správy, poisťovní a k účtovnému softvéru. Bez nich nový účtovník nemôže naplno prevziať agendu.

Vhodné je tiež informovať úrady o zmene kontaktnej osoby, ak ju evidujú. Plynulá komunikácia počas prvých týždňov výrazne zníži riziko nedorozumení.

Súvisiace články: Uzávierka účtovného roka: kompletný checklist pre podnikateľov, Jednoduché vs. podvojné účtovníctvo: aký je rozdiel a čo si vybrať, Inventarizácia a skladové zásoby: praktická príručka.

Časté otázky

Kedy je najvhodnejšie zmeniť účtovníka?

Ideálny je prechod k začiatku nového účtovného obdobia, keď je predchádzajúce obdobie uzavreté a podané daňové priznanie. Znižuje sa tak riziko nenadväznosti stavov a rozdelenie zodpovednosti medzi účtovníkov je jasnejšie.

Čo ak predchádzajúci účtovník nechce odovzdať podklady?

Doklady sú majetkom podnikateľa, preto máte na ne nárok. Vyžiadajte si ich písomne a stanovte primeranú lehotu. Ak spolupráca zlyháva, riešte to cez zmluvné podmienky, prípadne s právnou pomocou.